Der Workflow für eine reibungslose Rechnungsverarbeitung

 

Mit dem Workflow automatisieren Unternehmen ihren Prozess zur Bearbeitung und Verwaltung von Eingangsrechnungen. Diese werden digital erfasst, automatisch per Künstlicher Intelligenz (OCR) überprüft und stehen anschließend zur Weiterleitung bzw. Zahlungfreigabe bereit. Digitale Rechnungsworkflows beschleunigen den Durchlaufprozess, schaffen Transparenz, reduzieren manuelle Fehler und ermöglichen eine einfache Nachverfolgung, Kontrolle und Archivierung von Rechnungen. Durch die Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungseingangs sparen Unternehmen Zeit und Geld. Erfahren Sie nachfolgend mehr über die Vorteile unserer browserbasierten Lösung für einen optimierten Rechnungslauf.

 

  • business express

Mehr Flexibilität: Standortunabhängige Bearbeitung

Durch den flexiblen Zugriff per Webbrowser ermöglicht der Eingangsrechnungsworkflow eine effiziente, standortunabhängige Aufgabenerledigung mit sicherer Datenübertragung und -speicherung. Verschlüsselungstechnologien und Zugriffsrechte stellen sicher, dass vertrauliche Rechnungsdaten geschützt sind und nur autorisierte Personen darauf zugreifen können. Der Rechnungsworkflow ist mit der Finanzbuchhaltung von business express gekoppelt: dadurch wird ein reibungsloser Datenfluss gewährleistet und die manuelle Dateneingabe dank leistungsfähiger Texterkennung erheblich reduziert. Die Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungseingangprozesses ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Verantwortlichen und Abteilungen, da die Rechnungen elektronisch weitergeleitet, kommentiert und genehmigt werden können. Im Ergebnis wird dadurch die Abstimmung vereinfacht und die Kommunikation verbessert.

 

Digitaler Rechnungsworkflow

 
 

Automatisierter Arbeitsablauf

Eine eingehende E-Mail im Rechnungspostfach startet automatisch eine neue Prozessinstanz »Rechnungsprüfung«. Das Workflow System holt die E-Mail aus einem definierten Ordner im Postfach für den Rechnungseingang ab und führt für jeden PDF-Anhang eine Texterkennung per OCR (Optical Character Recognition mit Text-Analyse) durch. Über diese Texterkennung wird der Inhalt des PDFs analysiert und eine eventuell vorhandene USt-IdNr ermittelt. Diese wird genutzt, um den Kreditoren bzw. Lieferanten eindeutig zu identifizieren
 

Vorteile automatisierter Workflows
 

  • Effizienzsteigerung
    Durch den Einsatz von Rechnungsworkflows können zeitaufwändige Aufgaben wie das manuelle Erfassen von Rechnungsdaten und das Weiterleiten zur Genehmigung automatisiert werden; Rechnungen müssen nicht mehr per E-Mail zur Prüfung und Freigabe herumgeschickt werden.
     
  • Fehlerreduzierung
    Automatisierte Rechnungsworkflows minimieren das Risiko von menschlichen Fehlern, die bei der manuellen Verarbeitung von Rechnungen auftreten können. Durch den Einsatz von OCR und intelligenten Regeln zur Datenvalidierung können fehlerhafte oder inkorrekte Informationen erkannt und korrigiert werden.
     
  • Kostenersparnis
    Durch den Wegfall von Papier- und Druckkosten sowie die Reduzierung des manuellen Arbeitsaufwands können Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Zudem können frühzeitig Skonti genutzt und Mahngebühren vermieden werden, da Rechnungen schneller bearbeitet werden.
     
  • Transparenz und Nachverfolgbarkeit
    Ein Rechnungsworkflow ermöglicht eine transparente Nachverfolgung des gesamten Rechnungsbearbeitungsprozesses. Jeder Schritt, von der Erfassung bis zur Zahlungsfreigabe, wird dokumentiert. Das erleichtert die Prüfung und Genehmigung von Rechnungen und erhöht die Transparenz.
     
  • Benutzerfreundlich
    Durch die browserbasierte Benutzeroberfläche ist die Bedienung intuitiv und benutzerfreundlich. Mitarbeiter können Rechnungen einfach überprüfen, genehmigen und verwalten, ohne umfangreiche Schulungen oder technische Kenntnisse, egal ob im Büro, im Homeoffice oder auf Geschäftsreise.

 

Screenshot digitaler Rechnungsworkflow

 
 
Datenerfassung und Prüfung

Nach erfolgreicher Zuordnung zu einem Kreditor findet die Datenerfassung und eine sachliche Prüfung statt. Das System füllt die Maske anhand erkannter Textbestandteile der Rechnung bestmöglich aus; fehlende Informationen können vom Anwender ergänzt werden.
 
Eingabefelder, deren Inhalte durch die Texterkennung nicht hinreichend sicher erkannt wurden oder eine erste Plausibilitätsprüfung nicht bestanden haben, werden farbig hervorgehoben. Per Mouseover erscheint eine Einschätzung, wie zuverlässig der Wert korrekt identifiziert wurde (OCR Confidence) bzw. das Problem, das bei der Plausibilitätsprüfung erkannt wurde.
 

Der Anwender kann die Aufgabe an die jeweilige Fachinstanz zur inhaltlichen Prüfung weiterleiten oder die Rechnung freigeben bzw. abweisen. Der Beleg wird automatisch im business express Belegarchiv abgelegt, mit dem Bestellprozess (sofern im ERP vorhanden) und mit allen kontextsensivtiven ERP-Daten verknüpft bzw. verschlagwortet. Der Beleg ist wie üblich beim Lieferanten oder beim Artikel aufrufbar. Eine manuelle Zuordnung und Verschlagwortung ist nicht erforderlich. Das Workflow Cockpit im Administrationsbereich zeigt die Prozessgrafik des Workflows sowie Informationen zu bereits abgelaufenen Prozessinstanzen. Hier ist jederzeit erkennbar, wie viele Aufgaben sich im jeweiligen Prozessschritt befinden und wo Probleme auftreten.

 

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